Petit guide pour bien préparer votre évènement

Organiser un évènement n’est jamais simple et beaucoup de points sont à identifier en amont de la prestation notamment pour donner un maximum d’éléments à votre prestataire traiteur, et ainsi éviter les mauvaises surprises.

Les équipes FIRMIN TRAITEUR vous aident et vous accompagnent tout au long de votre besoin et ce jusqu’à la mise en œuvre.

Pour cerner vos attentes et vous faire une proposition sur mesure et adaptée, nous posons toujours les mêmes questions et nous avons trouvé intéressant de vous les indiquer et vous les expliquer.

Évidemment, plus nous avons de détails sur votre évènement, plus nous pouvons aussi vous guider et vous faire parvenir rapidement notre devis sur mesure.

Parmi les informations structurantes il y a évidemment la date, le lieu de l’évènement (à minima la ville), le nombre de convives et l’horaire prévu ou estimé de la prestation. Ces éléments vont déjà nous permettre de vérifier rapidement la faisabilité en regard du carnet de commandes et de notre capacité de livraison.

A ce stade de devis, le nombre de convives n’a pas besoin d’être totalement arrêté mais son ordre de grandeur est une indication notamment sur des aspects logistiques en lien avec la nature de l’évènement.

Vient ensuite la nature des prestations attendues : cocktail, buffet, repas assis, avec dans le déroulé de la journée un café d’accueil et des pauses …, autant de configurations possibles selon l’évènement que vous souhaitez organiser y compris dans une logique de thématique donnée. Firmin Traiteur vous propose une large gamme de produits et de services pour répondre au mieux aux différentes demandes. Nos équipes vous aideront aussi à vérifier la faisabilité en regard du cadre et du lieu de l’évènement et ils pourront vous proposer différentes variantes et options pour vous guider dans votre choix.

Connaitre le contexte et le cadre de cet évènement (remise de diplôme, pot de départ à la retraite, séminaire d’équipe, salon, réunion client ou pour des évènements plus privés tel que des anniversaires, baptême…) est un point clef pour vous faire des propositions culinaires et des services adaptés.

Une idée du budget à ne pas dépasser peut aussi être important pour permettre une bonne adéquation entre cet aspect financier et la gamme de prestations évènementielles proposées dans le devis.

Au-delà du type de prestation alimentaire, plusieurs éléments peuvent être utiles à identifier pour une prise en compte soit par vos soins soit par le traiteur. On peut citer le besoin de boissons (soft, vins, champagnes ou autre pétillant), de la verrerie et sa nature (biodégradable ou location de verrerie) mais aussi de table, d’art de la table, de décoration et de nappage pour dresser les prestations et de service avec maître d’hôtel.

Dans le cadre d’évènement fait en dehors des locaux de votre entreprise ou votre résidence, il convient toujours de vérifier si ce lieu n’impose pas un traiteur, d’identifier les éléments mobiliers mis à votre disposition (notamment les tables) et vérifier les éventuelles contraintes logistiques du lieu (accès, présence d’un office traiteur, stockage, branchements électriques si besoin …) ainsi que la capacité maximale de la salle pour en tenir compte dans l’organisation de votre évènement.

Ceci est d’autant plus important que votre prestation tournera autour d’un buffet ou cocktail avec des propositions culinaires chaudes puisqu’il faudra des équipements dédiés (four, étuve, chafing dish, …) qui prennent de la place, nécessitent un branchement électrique (calibré pour de 12 ampères) et peuvent se heurter à des contraintes techniques et sécuritaires du lieu où se déroule l’évènement.

Pour résumer plus vous pouvez communiquer les détails de vos attentes et les éventuelles spécificités de votre évènement plus nos équipes pourront vous répondre rapidement et de façon détaillée.